Güneş Günay
Vergi mükelleflerinin tutmakla yükümlü olduğu defterleri notere tasdik ettirmeleri en dikkat edilmesi gereken yasal sorumluluklar arasında yer alır. Çünkü kanuni olarak belirlenen süre içinde onaylanmayan defterler hakkını kaybeder ve hukuki süreçlerde delil olarak kullanılma niteliğini yitirir. Aynı zamanda defter tasdik zamanının kaçırılması cezai yaptırımlarla sonuçlanır.
Bu önemi dikkate alındığında işletmeniz için 2025 yılında defter tasdik süresinin nasıl işleyeceğini merak ediyor olabilirsiniz. İçeriğimizi okumaya devam ederek defter tasdik nedir ve nasıl yapılır, 2025 yılı ücretleri ve hadleri nelerdir sorularınıza detaylı yanıt alabilirsiniz.
Defter Tasdik Nedir?
Vergi Usul Kanunu (V.U.K) ve Türk Ticaret Kanunu (T.T.K.) uyarınca ticari faaliyet yürüten ve belirli şartları taşıyan mükelleflerin tutmakla yükümlü olduğu mali kayıtlara defter denir. Bu kayıtların onaylanmasına defter tasdiki denir. Defterlerde işletmenin gelirleri, giderleri, borçları, alacakları tarzı bilgiler düzenli olarak tutulur. Tutulan kayıtların resmi nitelik kazanabilmesi amacıyla noter tasdiki yaptırmak hem zorunluluk hem işletmenin güvenliği için gerekliliktir.
Tasdik zorunluluğu olan defterlerde sadece muhasebe kayıtları yer almaz. Envanter defteri, çiftçi işletme defteri, nakliyat vergisi defteri ve birçok farklı türde kayıt tutulan defter vardır. Bu defterler arasında birçok işletmeye zorunlu olan ve en yaygın kullanılanı Büyük Defter olarak bilinen “Defter-i Kebir”. Muhasebe kayıtlarının usule uygun olarak kaydedildiği bu ticari deftere alacak – borç, gelir – gider dahil birçok mali kayıt sınıflandırılarak ayrıntılı olarak işlenir. Tutulan defterlerin her biri hem işletmenin faaliyetlerini kaydetme hem resmileştirerek olası uyuşmazlık, hukuki durumlarda ispat olarak kullanma için kanıt niteliği taşır. Tabii ki defterlerin bu niteliği kazanması zamanında yapılan noter onayına yani tasdike bağlıdır.
Defter Tasdik İşlemleri Nasıl Yapılır?
İşletmelerin defter tasdik işlemleri hukuka uygun olarak yürürlükte olan yönetmelik ve mevzuatlara bağlı kalınarak yapılır. V.U.K. 203. maddesi uyarınca defter tasdik işlemi süreci şu şekilde ilerler:
Noter tarafından defterdeki sayfa sayılarının ardışıklığı kontrol edilerek her sayfaya mühür vurulur. Kesintisiz olarak devam etmeyen yapraklarda mühürleme yapılmaz.
Yevmiye defterlerinde (bakanlık onaylı) bir yılda kullanılacak yaprak sayısı tasdik edilir. Yaprakların yetersiz geldiği durumda yeni sayfaların kullanımı için yine noter onayı alınır.
Tasdik işlemleri tamamlandığında işlemin türüne ve sayfa sayısına göre yıl için belirlenen noter defter tasdik ücretleri üzerinden hesaplama yapılır. İşletme ödemesini yaparak noter tasdikini tamamlar.
Bu noktada işletme türüne göre defter tasdik prosedürünün değişebileceğini belirtmekte fayda var. Anonim şirketlerde mevcut olarak kullanılan pay defteri, genel kurul toplantı ve müzakere defterleri noter onaysız olarak yeni yapraklardan kullanılmaya devam edilebilir. Ticari Defter Tebliği Geçici Madde -3/1 uyarınca eksik bilgilerin yazılmasıyla açılış onayı yapılmadan yeni sayfalara geçilebilir. Ticari Defter Tebliği Geçici Madde -3/2 uyarınca limitet şirketler de kullandıkları ortaklar kurulu karar defterinde yeterli sayfa varsa onaysız işlemeye devam edebilir.
Defter Tasdik İşlemleri Nasıl Yapılır?
İşletmelerin defter tasdik işlemleri hukuka uygun olarak yürürlükte olan yönetmelik ve mevzuatlara bağlı kalınarak yapılır. V.U.K. 203. maddesi uyarınca defter tasdik işlemi süreci şu şekilde ilerler:
Noter tarafından defterdeki sayfa sayılarının ardışıklığı kontrol edilerek her sayfaya mühür vurulur. Kesintisiz olarak devam etmeyen yapraklarda mühürleme yapılmaz.
Yevmiye defterlerinde (bakanlık onaylı) bir yılda kullanılacak yaprak sayısı tasdik edilir. Yaprakların yetersiz geldiği durumda yeni sayfaların kullanımı için yine noter onayı alınır.
Tasdik işlemleri tamamlandığında işlemin türüne ve sayfa sayısına göre yıl için belirlenen noter defter tasdik ücretleri üzerinden hesaplama yapılır. İşletme ödemesini yaparak noter tasdikini tamamlar.
Bu noktada işletme türüne göre defter tasdik prosedürünün değişebileceğini belirtmekte fayda var. Anonim şirketlerde mevcut olarak kullanılan pay defteri, genel kurul toplantı ve müzakere defterleri noter onaysız olarak yeni yapraklardan kullanılmaya devam edilebilir. Ticari Defter Tebliği Geçici Madde -3/1 uyarınca eksik bilgilerin yazılmasıyla açılış onayı yapılmadan yeni sayfalara geçilebilir. Ticari Defter Tebliği Geçici Madde -3/2 uyarınca limitet şirketler de kullandıkları ortaklar kurulu karar defterinde yeterli sayfa varsa onaysız işlemeye devam edebilir.
Defter Tasdik Ücretleri 2025 Yılında Ne Kadar?
İşletmelerin gider kalemlerinden biri olan defter tasdik ücretleri her yıl güncellenen noter tariflerine göre belirlenir. Defter tasdik ücretleri 2025 yılında şu şekilde uygulanır:
Defterin açılış onaylamasından 101. sayfaya kadar: 19,10 TL
100 sayfadan sonraki her 100 sayfa: 7,19 TL
100 sayfayı aşan defterlerde 50 sayfa altında kalan küsurat: 0 TL
Defterin ara ve kapanış onaylaması: 7,16 TL
Noter işlemi noterlik dışında yaparsa yol ödeneği: 242,12 TL (gün başı)
Harç, damga vergisi, resimden muaf işletmelerin defter onaylarından da ücret alınır.
Anonim şirketlerin kuruluş ve noter karar defteri tasdiki: 7.500 TL – 25.000 TL (tahmini)
Limitet şirketlerin kuruluş ve noter karar defteri tasdiki: 7.500 TL – 25.000 TL (tahmini)
Anonim ve limitet şirket kuruluş defter tasdiki: 3.000 TL
İşletmenizin defter tasdik ücretleri mali kayıtlarınızın yoğunluğuna göre değişir. Bazı işletmelerde 100-150 sayfa yıl için yeterliyken büyük işletmelerde binlerce sayfalık tasdik yapılması gerekebilir. Alım ve satım, resmi belgeler, banka alacak – ödeme hareketleri nedeniyle sayfa sayısı çok yüksek olabilir. Ayrıca deftere işlenmesi gereken farklı belgeler sayfa sayısını artırabilir. İşletmenize ait defter tasdik ücretini 2025 yılında yukarıda verilen ücret tablosuna göre hesaplayabilirsiniz.
Hangi Defterler Tasdik Ettirilmelidir?
Ticari iş yapan bulunan vergi mükellefleri faaliyet türüne göre farklı defterler tutar. Tutulan kayıtların noterde defter tasdik işlemleri yapıldıktan sonra resmiyeti olur. İşletmeye göre tutulan defterler değişiklik gösterebilir. Bu nedenle hangi defterlerin tasdik edilmesi gerektiği konusu işletme türüne göre ele alınmalıdır.
Birinci sınıf tacir sınıfına giren, bilanço esasına göre defter tutan kişilerin ikinci sınıf tüccarlara göre sorumlulukları daha fazladır. Şahıs şirketinde gerçek kişiler ve gelir vergisi mükellefleri arasında bilanço esasına göre defter tutanlar; yevmiye defteri, büyük defter, genel kurul toplantı ve müzakere defteri, envanter defteri düzenler. Tutulan tüm defterlerin tasdik ettirilmesi kanuni bir zorunluluk olsa da süre açısından esnektir. Yevmiye defteri yıl sonunda kapanış tasdiki, diğer defterler ara tasdikle onaylatılabilir. 2025 itibariyle bilanço esasına göre defter tutan tüm mükelleflerin e-Defter sistemine geçmesi zorunludur.
Şahıs şirketi olan gerçek ve tüzel kişiler ikinci sınıf tüccar sınıfında ise işletme defteri tutar. e-Defter Sistemi üzerinden tutulan bu defter türünde noter tasdiki gerekmez. Kayıtlar elektronik ortamda yapıldığı için ara ve kapanış tasdikine gerek yoktur. Kağıt üzerinde tutulan işletme defterlerinin açılış tasdiki noterde yapılırken ara ve kapanış tasdiki gerekmez.
Limited ve anonim şirket türleri ortak olarak yevmiye defteri, büyük defter, envanter defteri, genel kurul toplantı ve müzakere defteri, damga vergisi defteri tutar. Farklı olarak anonim şirketler yönetim kurulu karar defteri, limited şirketler müdürler kurulu defteri tutmakla yükümlüdür. Anonim ve limitet şirket türleri diğer işletmelerden farklı olarak açılış tasdikini Ticaret Sicil Müdürlüğü’nde yaptırır.
Kişilerin yaptığı işe göre; serbest meslek erbapları serbest meslek kazanç defteri, noterler özel defter, çiftçiler çiftçi işletme defteri tutar. Bu defter türlerinin e-Defter beyan sisteminde tutulması mümkün olduğundan noter onayı dijital düzenlendiğinde gerekli değildir. Ayrıca işletmelerin faaliyet konusuna göre; imalat defteri, yabancı nakliyat kurumları hasılat defteri, ambar defteri, kombine imalat defteri, bitim işleri defteri tutulması da gerekebilir.
Defter Tasdik Ücretleri Nereye ve Ne Zaman Ödenir?
İşletmelerin defter tasdik ücretleri işlemi yapan sicil memurluğu, noter veya mali müşavire ödenir. Defterin kullanılacağı yılı kapsayan aralık ayında ödemeler yıllık ücrete göre sayfa sayısı hesaplanarak yapılır. İşletmenin sonraki yıl kullanacağı defter veya kullandığı defterin sayfalarını resmi olarak onaylatmasıdır. Tasdik işlemi ilgili kurumda yapıldıktan sonra resmi kuruma en geç 7 gün içinde bildirimi yapılır. Defterin türü, sayfa sayısı, ait olduğu işletmenin bilgileri bu şekilde resmi kayıtlara işlenir.
Defter tasdik süreleri ile ilgili şunlar söylenebilir:
Var olan işletmeler, yeni gelen yılda kullanacakları defteri içinde bulundukları yılın aralık ayında onaylatır.
İşyerini yeni açanlar, sınıf değiştirenler, yeni mükellefiyet alanlar işe başlama veya değişiklik tarihinden önce tasdik işlemini tamamlamalıdır.
Hesap dönemi farklı işleyen şirketler, defterin kullanılacağı hesap döneminden önceki ayda tasdik ettirir.
Vergi muafiyeti kazanan işletmeler, muafiyetin kaldırılmasından sonraki 10 gün içinde noter onay işlemlerini tamamlamalıdır.
Defter yaprakları tükenen veya yeni sayfaya ihtiyaç duyan işletmeler, yeni deftere geçmeden önce tasdik işlemini yapabilir.
Aynı defteri sonraki yılda kullanmaya devam etmek isteyenler ocak veya hesap döneminin ilk ayında noter onayı alabilir.
e-Defter Beyan ile işletme defteri, damga vergisi defteri, envanter defteri, çiftçi ve serbest meslek sahiplerinin defterleri, amortisman defteri tutulabilir. Elektronik ortamda tutulan defterler için noter tasdiki işlemlerine gerek yoktur. Açılış, kapanış, ara tasdik işlemleri dönemi geldiğinde Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından sistem üzerinden yapılır.
Defter Tasdiki Gecikirse Ne Olur?
Defter tasdik işlemlerini zamanından geç yaptırmanız halinde ceza alırsınız. Tasdik süresini 1 ay geçtikten sonra işlemi yaptırdığınızda cezanın yanı sıra onaylatma işleminiz kabul edilmez. Defterde hiç noter onayı yokmuş gibi kabul edilir. Tüm bu cezaların yanı sıra olası hukuki durumlarda lehe delil olarak defterlerin kanıt niteliğinde kullanılması mümkün olmaz.
İşletmenizin yükümlü olduğu defterleri tutmak yasal olarak sorumluluğunuzdur. Bu defterlerin resmi nitelik kazanması, kayıtlara geçirilmesi için tasdik işlemlerinin süresinde yapılması gerekir. Aksi durumda usulsüzlük cezası, re’sen vergi tarhiyatı, KDV indirim reddi cezalarına çarptırılırsınız. Cezalar nedeniyle işletmenin yüksek bir mali yükün altına girme ihtimali olduğundan bu süreçleri iyi takip etmeniz yararınıza olur.
E-Defter’e Geçenler Defter Tasdik Ettirecek mi?
2025 yılında e-Defter zorunluluğu olan mükelleflerin sayısı arttığı için defter tasdik işlemleri merak konusudur. Elektronik Defter Beyan sistemine geçenlerin 2025 itibariyle yevmiye defteri ve büyük defterleri noterde tasdik etme zorunluluğu yoktur. e-Defter tasdik işlemleri dönemi geldiğinde sistem tarafından otomatik olarak dijital ortamda yapılır. Elektronik ortamda tutulan tüm defterler için açılış, kapanış, ara tasdik zorunluluğu ortadan kaldırılmıştır.
e-Defter Beyan sisteminde hesap döneminin ilk ayında berat açılış onayı verilir. Bu defterin noterde açılışının tasdik edilmesiyle aynı anlama gelir. Hesap yılının son ayında berat kapanışı yapılması da noterde defter kapanışı yapılmasıyla eşdeğerdir. e-Defter berat gönderme işlemlerinin tümü noter tasdiki yerine geçtiğinden burada düzenlenen kayıtlar için ekstra işlem gerekmez. e-Defter kapsamında düzenlenmeyen ve fiziki ortamda hazırlanan diğer defterlerin tasdik zorunluluğu vardır.
Ara ve Kapanış Tasdiki Ne Zaman Yapılır?
Ara tasdik, yılın başı veya sonunda olmayan ara dönemlerde defter onaylatma işlemidir. Envanter defteri, damga vergisi defteri, yönetim kurulu karar defteri ara onay işlemiyle kullanılmaya devam edebilir. Pay defteri ile genel kurul toplantı ve müzakere defteri için ara tasdik işlemi yeterince sayfa varsa mecburi değildir. Eski defterlerin boş sayfalarını kullanabilmek için ara tasdik normal hesap dönemi mükellefleri tarafından ocak ayında, özel hesap dönemi olanlar tarafından kendi hesap dönemlerinin ilk ayında yapılır.
Kapanış tasdiki hesap döneminin sonuna gelindiğini gösteren, noterin kayıtları onayladığı işlemdir. Defter kapanış tasdiki zamanları türüne göre şöyledir:
Yevmiye defteri, ilgili hesap dönemini izleyen hesap döneminin haziran (6. ay) sonuna kadar yapılabilir.
Yönetim kurulu karar defteri, ilgili hesap dönemini izleyen dönemin ocak (1. ay) sonuna kadar tamamlanabilir.
Maliye Bakanlığı tarafından “mücbir sebeplerin ilanı” halinde kapanış onayı için sebebin sona erdiği tarihten sonra gelen ikinci ayın bitimine kadar süre tanınır.
Defter Tasdik Ettirmemenin Cezaları Nelerdir?
Hukuk Usulü Muhakemeleri Kanunu 222. maddeye göre ticari defterlerin davalarda delil olarak kullanılması için açılış ve kapanış onaylarının yapılması zorunludur. Bu nedenle tasdik işlemi yapılmayan kayıt için ayrı olarak idari para cezası ve ikinci derece usulsüzlük cezası uygulanır. Defter tasdik cezaları Türk Ticaret Kanunu’nun 562/1-c maddesine göre düzenlenir. 2025 yılında defter tasdik işlemi zamanında yaptırılmadıysa “70 bin 920 TL” idari para cezası verilebilir. V.U.K. düzenlemelerine göre ticari defterlerin kapanış tasdiki zorunlu olmadığından bu kanın açısından yaptırımı yoktur.
İşletmelerin mali kayıtlarını düzenli ve doğru bir şekilde tutabilmeleri, ticari deftere işlemeleri faturalara bağlıdır. Freelancer çalışanlarla faturalandırma nedeniyle çalışmakta tereddüt ediyorsanız bu sorunu Jobtogo ile çözebilirsiniz. Freelancer çalışanlar ve işverenleri bir araya getiren Jobtogo ile proje bazlı olarak freelancer çalışanlarla iş yapmanız mümkün. Proje bitiminden sonra iş özelinde faturanızı Jobtogo’dan alabilirsiniz.
